Por que a sua empresa precisa de um programa de compliance?

O termo compliance não é uma novidade no mundo empresarial. Entretanto, nem sempre essa prática recebe a devida importância dentro das organizações. Muitas vezes, é preciso que algo de errado aconteça para que as atenções se voltem para essa área. Você já parou para pensar como os seus gestores se comportam diante de dilemas éticos? Como diz o ditado, é melhor prevenir do que remediar. Por isso, desenvolver um bom programa de compliance é a melhor estratégia para minimizar riscos e construir uma cultura organizacional ética.

O que é compliance?

O termo compliance vem do inglês to comply, que significa “agir de acordo com uma regra ou um pedido”. No cenário empresarial, pode ser entendido como o cumprimento de normas, leis e regulamentos. Sendo assim, as práticas de compliance existem para fazer com que colaboradores, parceiros, fornecedores e todos os envolvidos no negócio se comportem de maneira a não infringir nenhuma norma.

Por que o compliance é importante?

Mudanças regulatórias aceleradas e a convergência da regulamentação global, somadas ao aumento da pressão dos stakeholders e ao rápido avanço tecnológico, aumentaram ainda mais a importância do compliance.

Para uma empresa, não cumprir normas pode resultar em multas, sanções, problemas judiciais e danos à sua imagem e reputação. Dependendo da extensão do problema, pode representar o fracasso do negócio. Dessa forma, o compliance não é mais um diferencial no mundo corporativo, mas é um pré-requisito para a sustentabilidade das organizações.

Como colocar o compliance em prática?

Antes de começar, é importante ter em mente que não há um programa de compliance padrão. O porte e a complexidade das práticas estão diretamente ligados ao tamanho e ao perfil do negócio em questão.  De qualquer maneira, existem alguns documentos que podem nortear a criação de um programa de compliance em qualquer empresa, como a Lei Anticorrupção – Lei nº 12.846, a Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD) – Lei nº 13.709/2018 e materiais publicados no site da Controladoria Geral da União (CGU), que divulga regularmente estudos e orientações sobre ética e integridade. Não deixe de levar em consideração também as regulamentações específicas para a área de atuação da sua empresa, como normas referentes à saúde pública, meio ambiente e finanças.

Com a legislação mapeada, os próximos passos para a criação de um bom programa de compliance são:

  1. Analise os riscos

A principal finalidade do programa de compliance é proteger a empresa de riscos ligados ao não cumprimento de normas. Portanto, é fundamental que esses riscos sejam elencados, identificando os que podem provocar danos maiores.  De acordo com recomendações do Departamento de Justiça dos EUA, as organizações devem mapear os riscos relacionados à localização das operações, setor econômico, a competitividade do mercado, o cenário regulatório, potenciais clientes e parceiros, transações com governos, pagamentos a funcionários estrangeiros, uso de serviços de terceiros, concessão de brindes e presentes, despesas de viagem e doações. Modelos como a ISO 31000 e COSO podem ajudar na elaboração da análise. 

2. Crie políticas e procedimentos

Estabelecer procedimentos é fundamental para que os stakeholders consigam exercer suas atividades dentro dos padrões de boas práticas de compliance da companhia. Sendo guiados por políticas bem definidas, é menos provável que os envolvidos nas rotinas da empresa tenham atitudes comprometedoras. O código de conduta, por exemplo, é um instrumento muito importante para reforçar a necessidade de todos estarem em conformidade com os princípios éticos e legais da organização.

3. Realize treinamentos

Para que os colaboradores compreendam todas as políticas definidas, os treinamentos se apresentam como uma ferramenta essencial. Sem uma comunicação adequada sobre os procedimentos, os funcionários não podem ser responsabilizados por não estarem de acordo com as políticas da empresa.

4. Crie um canal de denúncias

Criar um canal de denúncias irá ajudar a fazer valer o programa de compliance na prática. É importante que possíveis infrações possam ser reportadas de forma fácil e anônima e que todas as denúncias sejam bem apuradas.

5. Oriente fornecedores e parceiros

Ainda que a sua empresa não seja diretamente responsável pelas atitudes de organizações parceiras, uma inconformidade nessa relação pode resultar em consequências negativas para a companhia. Por isso, não apenas os colaboradores, mas também todos os demais públicos devem estar a par das práticas de compliance.  

6. Monitore

Realize inspeções, avaliações e entrevistas com funcionários para verificar se as políticas estão sendo seguidas e se estão trazendo o resultado esperado. Note que o programa de compliance não deve ser um instrumento rígido, devendo ser adaptado às novas realidades da companhia com frequência.

Investimento

Criar, implementar e monitorar um programa de compliance implica em investimentos, que variam de acordo com o porte e a necessidade de cada empresa. Contudo, os aportes se justificam uma vez que o compliance ajuda a identificar pontos de melhoria e aumenta a eficiência da operação, resultando em economia e ganho de produtividade.  Além disso, o compliance evita gastos com multas e sanções.

Ferramentas

Existem sistemas específicos para o gerenciamento de programas de compliance disponíveis no mercado. Essas ferramentas auxiliam no controle do fluxo de informações e no gerenciamento efetivo da documentação utilizada no processo, o que torna a execução do plano mais ágil e eficiente.

Agora que você já conhece todos os detalhes envolvidos na implementação de um programa de compliance, dê o primeiro passo para trazer mais credibilidade e sucesso para a sua empresa!